DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS: POR QUÉ RESULTA BENEFICIOSO IMPLEMENTARLO EN TU EMPRESA

¿POR QUÉ DEBE DIGITALIZAR SUS DOCUMENTOS EN FÍSICO?

Tanto para todo tipo de empresa, institución, asociación u organizaciones, sean pequeñas, medianas o grandes, el tener digitalizado todos sus documentos les permitirá tener información en tiempo real de manera digital para la toma correcta de decisiones que pueden ayudar a seguir haciendo crecer su rubro. Por ejemplo, cerrar contratos y negocios millonarios, dar por terminado un contrato que me ocasiona pérdidas, entre otros.

Con la digitalización y un sistema implementado de sus documentos, podrá saber quién, dónde y cuándo fue actualizado un contrato o documento. Ya que cuando una persona maneja una documentación física es muy difícil tener la trazabilidad y en muchas ocasiones se pierde valiosa información.

Otro punto a favor para digitalizar sus documentos es que puede prescindir de una oficina entera por la que paga un alquiler costoso solo para guardar documentos. O usar ese área para generar otros espacios de negocios y crecimiento en su empresa o institución.

Así también porque con el paso del tiempo, los documentos se van deteriorando y si se le practica un proceso de auditoría o revisión, al no tener un sustento con valor legal y legible, tendría problemas legales. A continuación, conoce más sobre el proceso de digitalización de documentos en el Perú.

CONOCE EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

1. RETIRO DE DOCUMENTOS

Consiste en acudir a las instalaciones del cliente de la empresa o institución para recoger la documentación que se va a digitalizar. Se le suele brindar al encargado un acta de entrega con los detalles de la cantidad de documentación entregada al servicio que lo digitalizará.

2. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS

En esta fase, el colaborador de la empresa encargada del servicio de digitalización retirará algunos elementos externos y ajenos a la documentación (grapas, clips, entre otros). Asimismo, los clasificará.

3. DIGITALIZACIÓN

Por ejemplo, en el caso de documentos contables, se separan las facturas, guías, recibos para que después vaya la digitalización – escaneo, el cual consiste en colocar los documentos ya digitalizados en un formato PDF para que luego vayan a los encargados de la codificación.

4. INDEXACIÓN

Siguiendo el ejemplo en el rubro de contables, en el caso de una factura, se procederá a la codificación de la metadata: el RUC, la razón social, el monto, la fecha de la emisión de la factura. Esos campos de búsqueda serán valiosos para ser usados en adelante.

De esa forma, el cliente podrá solicitar al sistema buscar todas las facturas de un determinado proveedor con «x» razón social. O podrá ubicar facturas con montos mayores a S/ 1000, de forma rápida, sistemática y ordenada, a modo de ejemplo.

5. DISPONIBILIDAD EN GESTOR DOCUMENTAL (OPCIONAL)

Este sistema, que suele brindarse por separado por una empresa de digitalización, mantiene de forma ordenada la información de importancia de toda la empresa. Es como un matriz central donde se almacena y guarda, digitalmente, todos los documentos importantes de la empresa que serán utilizados, accesibles y compartidos por todos los colaboradores.

Por ejemplo, una vez que a la empresa e institución se le entrega todos sus documentos digitalizados, se le puede instalar un gestor documental donde irá anexando estos documentos y los siguientes que vendrán en una especie de “almacén virtual”.

6. PREPARACIÓN PARA ENTREGA DE DOCUMENTOS

Cumplido con la digitalización y escaneo de los documentos, se procederá a entregar al cliente todo el material completamente digitalizado con un acta detallada de todo el trabajo.

7. DESPACHO DE DOCUMENTOS

Un personal responsable y en cumplimiento de todos los protocolos es el responsable de hacer la entrega del material digitalizado en los correctos formatos y soportes tecnológicos.

¿QUÉ SE NECESITA PARA DIGITALIZAR DOCUMENTOS FÍSICOS?

– 1 multifuncional para escaneo

– 1 escáner de mediana o alta producción

– Mesas de trabajo

– Personal para organizar

– Personal para digitalizar

– Personal para indexar

– Software de gestión documental o visor de documentos

– Cajas para guardar documentos

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA UNA EMPRESA O INSTITUCIÓN PÚBLICA

Mejorar la eficiencia del proceso, lo que ahorra dinero

Hace las tareas de los empleados más fácil. Por    ejemplo, permite que la búsqueda de un documento sea ubicado de forma rápida y disminuyendo procesos y trámites de solicitudes.

Mejora la confidencialidad. También se le puede implementar parámetros para que algunos documentos confidenciales solo sean accesibles para algunos colaboradores o miembros de la empresa e institución.

Reduce los costos de papel y de almacenamiento. Ya no será necesario imprimir o fotocopiar, las empresas o instituciones ya no van a tener apilados y atiborrados grandes espacios con cajas de papel de documentos. Pues con la     digitalización de documentos, todo será digital.

Tiempos más rápidos de respuesta a las preguntas de los usuarios internos y externos.  Podrá acceder de forma segura a archivos de clientes o personas fuera de la oficina (a través de un navegador web o aplicativo móvil). Por ejemplo, el encargado de logística de una empresa puede buscar todas las cotizaciones de hojuelas y obtenerlo él mismo de forma   rápida.

Este es un ejemplo de agilizar el tema de las consultas, sin estar enviando correos con asuntos de pedidos de búsqueda de documentos a otras áreas.

VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN  DE DOCUMENTOS PARA UNA EMPRESA O INSTITUCIÓN PÚBLICA

1. Asegura la conservación de la información de por vida. Al ser digital el documento, hay una gran oportunidad de que este documento se mantenga de por vida siempre y cuando se cuide, de forma adecuada, el almacenamiento donde se aloje. Si toda esa información se guarda en un software de gestión documental, este tiene que tener su respaldo y un plan de contingencia, en caso de que en algún momento los servidores dejen de funcionar u ocurra algún siniestro. El documento puede durar siglos y siglos siempre y cuando esté en un almacenamiento seguro.
2. Reducen la necesidad de espacio de almacenamiento. Dígale adiós a las espacios atiborrados de documentos y cajas de nunca acabar. Con un sistema de documentación digitalizado, este problema desaparece.
3. Permite almacenar versiones actualizados de los documentos. ¿Qué pasaría, por ejemplo, en un estudio de abogados en el que se manejan contratos que tienen una primera versión y tendrán que pasar por otros abogados. Puede ocurrir que haya duplicidad de versiones y modificaciones. Y en un sistema normal, cada abogado crea sus propias versiones y al final no se sabe quién tiene la versión más actualizada.

Al tener un software de gestión documental, ordenará y permitirá el ingreso de los usuarios, según su orden de llegada para actualizar el documento.

4. Permite restringir el acceso a la información. Puedes determinar qué documentos puede ver un determinado colaborador y así llevar un filtro adecuado.
5. Realizar consultas simultáneas. Al tener un documento en físico, solo puede ser consultado por una persona a la vez, lo que le da ventaja al documento digitalizado que puede ser leído en simultáneo.
6. Evita los desplazamientos. Por ejemplo, muchas empresas suelen contratar personal externo de mensajería para el envío de documentos a su personal o sus clientes. Con este sistema de digitalización, cualquier persona podrá tener el acceso al documento digitalizado evitando desplazamientos.
7. Facilita la distribución de los contenidos. Desde un sistema digital, puede enviarse el documento por correo electrónico o crear enlaces de alojamiento de material que pueden ser consultados por diversas personas en línea, online y de forma simultánea.
8. Agiliza la creación de copias de seguridad de los documentos.
9. Se pueden imprimir en cualquier momento e impresora.
10. Mejora la reputación de las empresas. Una empresa o institución pública que ya viene implementando un proceso de digitalización de documentos y usando un software de gestión documental ya se encuentra en el proceso de transformación digital. Y no todas las empresas apuestan por ello. Es así que los clientes y el público en general, sean de empresas o instituciones, van a valorar más y apreciar el observar el uso de la automatización, la implementación de un proceso digital y la aplicación de un software de gestión documental. Esto ubica en una ventaja, frente a las demás empresas o instituciones, que trabajan aún con el papel o sistema precarios de digitalización.

Por ejemplo, más pacientes en un consultorio médico o clínica cuando los clientes observan un trato humano, rápido y efectivo, gracias al sistema de digitalización de documentos. O en el caso de los estudios de abogados, más clientes referidos y recomendados por otros, quienes destacan el acceso rápido a contratos, firmas de documentos, trámites de divorcios, matrimonios, entre otros.

¿CUÁLES SON LOS PRECIOS O COSTOS POR EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE SERVICIOS EN EL PERÚ?

Para determinar el precio por un servicio de digitalización, generalmente se evalúa una serie de variables como la cantidad de imágenes o documentos, el estado y tamaño de estos.

Cabe señalar que cuando nos referimos a imágenes, hablamos de las caras de un documento en físico (que en muchos casos suelen tener dos caras). Por ejemplo, si se va a digitalizar una hoja y esa hoja está impresa en ambas caras, dicha hoja tiene dos imágenes. Entonces, esto también es un dato que posiblemente pueda hasta duplicar la cantidad de imágenes y con ello el costo y el tiempo del servicio de digitalización.

• CANTIDAD DE DOCUMENTOS

Es decir, la empresa encargada del servicio de digitalizar tiene que conocer la  cantidad de imágenes; el tipo de documentos, si son documentos contables, historias clínicas, por ejemplo, entre otros; clasificar los tipos de documentos, si son documentos contables, se verifica si son facturas, boletas o recibos. O por ejemplo, si son documentos institucionales, certificados de estudios, partidas de nacimientos de los alumnos, libretas de notas, etc.

• ESTADO Y TAMAÑO DE LOS DOCUMENTOS

Ahora, también hay otros indicadores en el proceso, que van a determinar el factor económico por un servicio de digitalización de documentos. Aquí hablaremos sobre el estado de los documentos.

En el caso de que un cliente entregue unas 100 cajas para escanear, se necesita saber si esas 100 cajas tienen documentos A-4 o de qué medida, si están en buen estado, que no estén doblados ni rotos. Tienen que estar bien para ser introducidos en el escáner y digitalizarlos.

Si están en buen estado, se pueden introducir entre 100 y 200 documentos en un escáner y en tres minutos o cinco minutos todo será escaneado y digitalizado. Pero si hay documentos en mal estado, lo más probable es que se tenga que escanear de uno en uno, con lo que el tiempo también se incrementa.

Entonces, el estado de los documentos es una variable importante para cotizar el servicio de digitalización en el país. Si las hojas son en A-4 o A-5, si son planos o si son historias clínicas. Estas últimas, por ejemplo, pueden tener electrocardiogramas que son documentos no muy anchos,, pero sí bastante largos y requieren pasarlo a un tamaño A-4.

A mayor cantidad o volumen la tarifa siempre será económica. Por ejemplo, si me traes 10 mil documentos y no son complejos un estimado presupuesto en el Perú sería 1.15 céntimos de sol. Ahora si el cliente requiere digitalizar un millón de documentos y también no es muy complejo, en vez de 1.15 céntimos de sol se puede dar 1.11 céntimos de sol.

En general, dependiendo de los parámetros e indicadores que se requieren y a seguir, el proceso de digitalización de documentos cuenta con tarifas especiales y descuentos, según la cantidad.

¿CUÁNTO PUEDE DEMORAR EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN FÍSICO?

Eso depende y varía mucho por dos factores: la cantidad de documentos a digitalizar y los parámetros que se tienen que implementar.

Por ejemplo, si un cliente requiere la digitalización de 70 mil documentos o imágenes su servicio puede estar listo en tres semanas, siempre y cuando no haya información o campos para introducir que sean complejos.

En el caso de otro cliente con un pedido para digitalizar de 10 mil imágenes y requiera de muchos campos y parámetros (indicadores con los que el personal de la empresa ubicará los documentos de forma rápida) a digitalizar puede tomar el tiempo de hasta un mes.

Por ejemplo, si el cliente requiere que la historia clínica a digitalizar solo tenga un número de identificación y otros cinco o seis caracteres, el tiempo para terminar el proceso de digitalización de ese documento será rápido.

Pero si el cliente, solicita un servicio más específico. Por ejemplo, que en la historia clínica vaya  el número de la historia clínica, la fecha en la que se creó, el nombre del paciente, el apellido del paciente, la fecha de nacimiento del paciente, y más… La introducción de todos esos datos y campos de metadata van a durar un poco más de tiempo en el proceso de digitalización y entrega al cliente.

Entonces la forma en cómo se va a nombrar a los documentos, la introducción de la metadata, de las etiquetas o de  los campos de búsqueda que requiera el cliente también define el precio y su tiempo de ejecución en un proceso de digitalización de documentos.

Generalmente, los tiempos de entrega para digitalizar documentos en Perú son rápidos y, como lo señalan en los citados ejemplos, pueden oscilar entre tres semanas y un mes. Tiempo prudencial para que una empresa se organice y se encamine en un plan de proceso de automatización y modernización.

¿QUÉ SE PUEDE DIGITALIZAR?

Contratos, carpetas de crédito, legajo de personal, documentos contables, certificados, documentos con valor legal, órdenes de compras, carpetas con archivo, capturas móviles, correos electrónicos, fotos, historias electrónicas y muchos otros documentos más.

En general se puede digitalizar, sin excepciones, cualquier tipo de documento en físico de diversos campos de estudios y rubros de trabajo y de todos sus departamentos como áreas de recursos humanos, contabilidad, gerencias, logística, mesa directiva, tesorería, control de calidad, etc.

¿SE PUEDE DIGITALIZAR TODO TIPO DE DOCUMENTO FÍSICO EN PAPEL?

La digitalización tiene que ser en papel bond de preferencia. Sin embargo, si hay otro formato de digitalización, también puede realizarse, previa evaluación, si el papel es muy grueso o muy delgado. Se determina así el tiempo que va a llevar digitalizar dicho documento y su costo final al cliente.

¿HAY ALGÚN DOCUMENTO QUE ESTÉ PROHIBIDO PARA DIGITALIZAR?

En el Perú y en cualquier parte del mundo, todo en realidad se puede digitalizar y cualquier el tema.

¿SE PUEDE DIGITALIZAR DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL?

Claro que sí, en el Perú este tipo de documentos pueden ser digitalizados del físico.

¿CUÁL ES LA MÍNIMA CANTIDAD DE DOCUMENTOS EN FÍSICO QUE ACEPTA DIGITALIZAR UN SERVICIO?

Generalmente, las empresas de servicio de digitalización de documentos aceptan digitalizar documentos con valor legal con un mínimo de 100 mil imágenes (caras de la hoja) en adelante, pero si la cantidad es inferior a dicho número se puede negociar.

En el caso de los demás documentos normales, lo mínimo a digitalizar es 10 mil caras (en una hoja puede haber dos caras), sin embargo, también se puede conversar y plantear un presupuesto si la cantidad para pasar a formato digital es menor.